Chốt quy mô đoàn và loại hình trước khi gửi yêu cầu
Phần lớn khách sạn tính booking đoàn từ 9 phòng trở lên; theo tài liệu quy trình đặt phòng khách đoàn, đoàn thường được hiểu là nhóm từ 10 người trở lên. Xác định rõ số lượng khách, loại phòng (đơn/đôi) và số ngày lưu trú ngay từ đầu. Nếu đoàn kết hợp hội nghị, hội thảo (MICE), thời gian dành cho tập huấn thường chiếm nửa ngày đến một ngày, phần còn lại dành cho tham quan và team building, cần nêu rõ tỷ lệ này trong brief để TA chọn địa điểm và dịch vụ phù hợp.
Xác định thời gian di chuyển và điểm đến miền Tây
Theo các cẩm nang du lịch, khu vực miền Tây ít cao tốc nên các phương tiện thường chỉ duy trì được tốc độ khoảng 40 đến 50 km một giờ, nên xác nhận lại sát ngày đi. Với Châu Đốc cách TP HCM khoảng 210 km theo các cẩm nang du lịch, thời gian di chuyển có thể lên đến 4 đến 5 giờ chưa kể nghỉ giữa đường, nên xác nhận lạị sát ngày đi. Cần tính toàn bộ lịch trình di chuyển và gửi cho TA kèm giờ xuất phát dự kiến, để TA đề xuất lịch khởi hành sớm hoặc chọn tuyến đườ ng phù hợp.
Lập danh mục dịch vụ và ngân sách dự phòng
Brief cần liệt kê tất cả dịch vụ: lưu trú, ăn ăn, hội nghị, team building, tham quan, vận chuyển. Mỗi mục ghi rõ số lượng, thời gian, yêu cầu riêng. Theo các cẩm nang du lịch, kế hoạch tổ chức sự kiện nên dự trù chi phí phát sinh khoảng 10 đến 20 phần trăm ngân sách, cho các khoản như thay đổi trang trí, thêm thiết bị âm thanh hoặc quà tặng bổ sung, nên xác nhận lại sát ngày đi. Cần thông báo trước ngưỡngân sách tối đa để TA báo giá đúng mục tiêu.
Đàm phán điều khoản hợp đồng cùng giá
Theo các cẩm nang du lịch, trong hợp đồng đòan, ngày cutoff, tỷ lệ attrition, điều khoản hủy và tỷ lệ phòng miễn phí đềulà những điều khoản phải đàm phán cùng vớí giá, không phảí mốc cố định, nên xác nhận lại sát ngày đi. Điều khoản attrition thường ràng buộc đòan ở mức khoảng 80 phần trăm số phòng đã block theo các cẩm nang du lịch, nên xác nhận lại sát ngày đi. Hãy thảo luận trước vớí TA để xác định mức chấp nhận được, vì mỗi khách sạn có chính sách riêng.
Chốt ngày cutoff, rooming list và tiền cọc
Ngày cutoff (release) là mốc mà số phòng chưa bán phải trả về khách sạn. Theo cẩm nang đặt đoàn quốc tế, bước chuyển rooming list là gửi cho khách sạn danh sách cuốí cùng những khách đã đặt, vào khoảng haí tuần trước sự kiện. Trong đó, room list là danh sách buồng, name list là danh sách tên khách. Cùng lúc này, khách sạn thường yêu cầu đặt cọc (advance deposit) trước khi sử dụng dịch vụ. Cần thống nhất rõ mốc thời gian và tỷ lệ cọc ngay trong brief để tránh bị động sát ngày đí.
Xác nhận giá Net và thuế VAT
Giá Net hay Nett là mức giá cuốí cùng khách phải trả theo đúng các thành phần được nêu trong báo giá. Vớí dịch vụ lưu trú thông thường không thuộc nhóm loạí trừ, khách sạn áp dụng thuế giá trị gia tăng 8 phần trăm trong giaí đoạn chính sách giảm thuế theo Nghị quyết 204/2025/QH15 còn hiệu lực, tức từ 1/7/2025 đến hết 31/12/2026. Yêu cầu TA ghi rõ trong báo giá: giá Net đã bao gồm thuế hay chưa, và thuế suất áp dụng.
