Chia khối thời gian và thứ tự phụ thuộc
Với 2 ngày 1 đêm, quỹ thời gian làm việc và hoạt động thực tế chỉ còn khoảng 1,5 ngày sau khi trừ di chuyển. Theo tài liệu du lịch MICE, thời gian dành cho tập huấn, hội nghị, hội thảo thường chiếm nửa ngày đến một ngày, phần còn lại dành cho tham quan và các hoạt động team building tại điểm đến. Vì vậy, khung chương trình nên được chia thành ba khối: sáng ngày 1 dành cho di chuyển và nhận phòng, chiều ngày 1 cho hội nghị hoặc tập huấn, tối cho gala hoặc hoạt động đội nhóm; sáng ngày 2 cho team building hoặc tham quan, trưa ăn và trả phòng, chiều di chuyển về. Các mốc phụ thuộc: chốt số phòng và hội trường trước 1 đến 2 tháng, đặc biệt vào mùa cao điểm.
Di chuyển từ TP. HCM xuống miền Tây
Khoảng cách từ TP. HCM đến Châu Đốc là 210 km, nhưng theo các cẩm nang du lịch, khu vực miền Tây ít cao tốc nên các phương tiện thường chỉ duy trì được tốc độ khoảng 40 đến 50 km một giờ. Điều này có nghĩa thời gian di chuyển bằng xe khách hoặc xe du lịch mất khoảng 4 đến 5 giờ, chưa kể dừng nghỉ giữa đường. Với đoàn từ 10 người trở lên, nên thuê xe riêng để chủ động thời gian và lịch trình. Nếu điểm đến là Châu Đốc, đoàn có thể ghé rừng tràm Trà Sư (cách thành phố 30 km) trên đường về hoặc sáng ngày 2.
Chốt quy mô và hội trường
Trước khi gửi yêu cầu báo giá, phải chốt số lượng khách và kiểu bàn. Với 200 khách, theo các cẩm nang du lịch, thuê hội trường khách sạn 5 sao thường tốn 30 đến 50 triệu đồng, trong khi nhà hàng có sẵn phòng tiệc cho 200 khách có thể chỉ 15 đến 25 triệu đồng. Nếu chương trình có gala tối, cần chốt layout bàn trước để so sánh báo giá. Đồng thời, dùng đúng số phòng và thông số sảnh trong facts để lập shortlist sơ bộ, MerPerle có thể cung cấp dữ liệu nền cho bước này.
Đặt phòng đoàn và các mốc đàm phán
Phần lớn khách sạn tính là booking đoàn từ 9 phòng trở lên. Quy trình đặt phòng đoàn gồm các bước tiếp nhận yêu cầu về số khách, loại phòng và ngày lưu trú, tư vấn phòng và dịch vụ, rồi xác nhận bằng hợp đồng. Trong hợp đồng đoàn, theo các cẩm nang du lịch, ngày cutoff, tỷ lệ attrition, điều khoản hủy và tỷ lệ phòng miễn phí đều là những điều khoản phải đàm phán cùng với giá, không phải mốc cố định, nên xác nhận lại sát ngày đi. Bước chuyển rooming list, gửi cho khách sạn danh sách cuối cùng những khách đã đặt, nên thực hiện khoảng hai tuần trước sự kiện.
Ngân sách và dự trù phát sinh
Ngân sách chương trình gồm các nhóm chính: di chuyển (thuê xe, xăng, cầu đường), lưu trú (phòng khách sạn), hội trường/tiệc, ăn uống, hoạt động team building và tham quan, quà tặng. Theo các cẩm nang du lịch, nên dự trù chi phí phát sinh khoảng 10 đến 20 phần trăm ngân sách, cho các khoản như thay đổi trang trí, thêm thiết bị âm thanh hoặc quà tặng bổ sung, nên xác nhận lại sát ngày đi.
Hoạt động đội nhóm và tham quan
Với thời gian còn lại sau hội nghị, team building nên tận dụng các địa điểm sẵn có tại điểm đến. Tại Châu Đốc, theo các cẩm nang du lịch, miếu Bà Chúa Xứ núi Sam cách trung tâm 5 km là địa điểm quen thuộc với khách hành hương đến An Giang, có thể kết hợp tham quan buổi sáng, nên xác nhận lại sát ngày đi. Rừng tràm Trà Sư cách thành phố 30 km và là điểm đến gần như mọi du khách tới thành phố đều ghé vì tiện đi lại, phù hợp cho hoạt động chèo thuyền hoặc chụp ảnh đội nhóm. Nếu đoàn có nhu cầu luyện tập nghi thức cho gala, phải bố trí trước 1 ngày so với ngày diễn ra.
