Xác định quy mô đoàn và ngưỡng được tính là booking đoàn
Không có con số khách chính xác và cơ cấu phòng thì mọi báo giá nhận về đều không so sánh được với nhau. Theo quy trình đặt phòng khách đoàn, nhóm từ 10 người trở lên đã được xếp vào diện đoàn. Tuy nhiên, phần lớn khách sạn chỉ áp dụng chính sách booking đoàn từ 9 phòng trở lên. Hai con số này cần được đối chiếu ngay khi làm brief vì nó quyết định toàn bộ chính sách giá, điều kiện đặt cọc và hạn huỷ phòng về sau. Với các đoàn công ty quy mô trên 100 người, nên tách thành các nhóm nhỏ hơn để dễ xoay phòng, đặc biệt nếu khách sạn tại Châu Đốc không có sẵn quỹ phòng lớn cho một block duy nhất.
Lùi lịch trình từ ngày khởi hành và phân bổ thời gian hội họp
Châu Đốc cách TP HCM khoảng 210 km, thời gian di chuyển bằng xe đường bộ mất khoảng 5 đến 6 giờ, nên cần tính trừ quỹ thời gian này khỏi lịch trình ngày đầu và ngày cuối. Theo các cẩm nang du lịch, đây là số liệu tham khảo, nên xác nhận lại với nhà xe về tình trạng giao thông sát ngày đi.
Với các chuyến có yếu tố MICE, thời gian dành cho tập huấn, hội nghị thường chiếm nửa ngày đến một ngày, phần còn lại dành cho tham quan và team building. Người lên kế hoạch cần chốt công ty muốn dành bao nhiêu buổi cho nội dung công việc trước khi nhồi điểm tham quan. Sai lầm phổ biến là nhét quá nhiều điểm vào ngày có hội thảo buổi sáng, khiến đoàn về trễ và mất buổi gala tối.
Chốt hợp đồng allotment và các mốc release phòng
Với đoàn đông, phương án thuê bao nguyên block phòng theo hình thức allotment giúp giữ được giá và đảm bảo quỹ phòng. Allotment là việc thuê bao một số lượng phòng nhất định có thời hạn hiệu lực, đi kèm với nó là ngày cut-off hay release, tức mốc mà số phòng chưa bán phải trả về khách sạn. Người tổ chức cần ghim chặt hai mốc này trong hợp đồng. Khoản hay bị bỏ sót nhất khi so báo giá là không hỏi rõ ngày release, dẫn đến việc bị huỷ block phòng mà không kịp báo cho đoàn.
Tiền đặt cọc trước khi sử dụng dịch vụ, tức advance deposit, thường được yêu cầu ngay khi ký hợp đồng allotment. Mức cọc phổ biến từ 30 đến 50 phần trăm tổng giá trị phòng, nhưng con số cụ thể cần hỏi trực tiếp từng khách sạn. Với các đoàn đi vào mùa lễ hội ở Châu Đốc, tỉ lệ cọc có thể bị đẩy lên cao hơn.
Gửi rooming list và xác nhận danh sách cuối cùng
Rooming list là danh sách cuối cùng những khách đã đặt phòng, bao gồm họ tên, giới tính, cách thức ghép phòng và yêu cầu đặc biệt nếu có. Theo cẩm nang đặt đoàn quốc tế, bước chuyển rooming list cho khách sạn thường được thực hiện vào khoảng hai tuần trước sự kiện. Đây là số liệu tham khảo từ cẩm nang, cần xác nhận lại mốc cụ thể với khách sạn vì mỗi nơi có quy định khác nhau.
Danh sách này là cơ sở để khách sạn xuất hoá đơn cuối cùng, nên mọi thay đổi sau mốc release đều có thể bị tính phí. Người phụ trách cần lấy xác nhận bằng văn bản từ khách sạn về số phòng giữ lại và số phòng trả về, tránh tranh chấp khi thanh toán.
Dự trù ngân sách phát sinh và các hạng mục dễ biến động
Kế hoạch tổ chức sự kiện trong company trip nên dự trù chi phí phát sinh khoảng 10 đến 20 phần trăm ngân sách, cho các khoản như thay đổi trang trí, thêm thiết bị âm thanh hoặc quà tặng bổ sung. Đây là số liệu tham khảo từ các cẩm nang tổ chức sự kiện, nên điều chỉnh theo quy mô thực tế của đoàn.
Hai hạng mục chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tổng ngân sách gala dinner là ẩm thực và thuê không gian. Theo các cẩm nang du lịch, hạng mục ẩm thực thường chiếm khoảng 40 đến 50 phần trăm. Chi phí thuê không gian dao động 10 đến 20 triệu đồng với phòng dưới 100 người, và khoảng 20 đến 50 triệu đồng với phòng trên 100 người. Tất cả các con số này cần xác nhận lại với nhà cung cấp, vì giá thực tế thay đổi theo mùa và tình trạng đặt chỗ.
Với thuế, trong giai đoạn chính sách giảm thuế theo Nghị quyết 204/2025/QH15 còn hiệu lực, tức từ 1/7/2025 đến hết 31/12/2026, khách sạn áp dụng thuế giá trị gia tăng 8 phần trăm cho dịch vụ lưu trú thông thường. Khoản này cần được tách rõ trong báo giá để không bị tính gộp vào giá phòng.
Xác minh năng lực khách sạn và lập shortlist sơ bộ
Không phải khách sạn nào tại Châu Đốc cũng có sẵn sảnh hội nghị đủ sức chứa cho đoàn trên 100 người. Khi lập shortlist, cần xác minh ba yếu tố: tổng số phòng có thể block, sức chứa sảnh hội nghị và tiện ích đi kèm như âm thanh, màn hình LED. MerPerle có thể hỗ trợ dùng đúng số phòng, sảnh và tiện ích trong dữ liệu thực tế để lập shortlist sơ bộ, rút ngắn thời gian gọi xác minh từng nơi. Sau khi có shortlist, việc cần làm tiếp theo là gửi yêu cầu báo giá cho ba đến năm khách sạn và so sánh điều khoản allotment, không chỉ so giá phòng đơn thuần.
