Chốt allotment và ngày release trước khi chào giá
Khoản này hay bị bỏ sót nhất khi so báo giá. Với đoàn từ 9 phòng trở lên, phần lớn khách sạn tính là booking đoàn và yêu cầu hợp đồng allotment, thuê bao một số lượng phòng nhất định có thời hạn hiệu lực. Trong hợp đồng đó, ngày cut-off (release) là mốc mà số phòng chưa bán phải trả về khách sạn. Theo các cẩm nang du lịch, ngày cutoff, tỷ lệ attrition, điều khoản hủy và tỷ lệ phòng miễn phí đều là những điều khoản phải đàm phán cùng với giá, không phải mốc cố định; nên xác nhận lại sát ngày đi. Điều khoản attrition trong hợp đồng đoàn quốc tế thường ràng buộc đoàn ở mức khoảng 80 phần trăm số phòng đã block, cũng theo các cẩm nang du lịch, nên xác nhận lại sát ngày đi.
Xác định lịch hành hương theo mùa vía
Nếu đoàn đi vào dịp Lễ hội Vía Bà Chúa Xứ Núi Sam, cần nắm lịch tổ chức hằng năm từ ngày 22 đến ngày 27 tháng 4 âm lịch. Lễ hội thu hút hàng triệu lượt khách, kéo theo tình trạng kín phòng và tăng giá. Năm 2026, lễ Khai hội do UBND tỉnh An Giang tổ chức tối ngày 6/6 tại Khu Du lịch quốc gia Núi Sam. Các nghi lễ chính gồm lễ phục hiện rước tượng Bà, lễ tắm Bà, lễ thỉnh sắc thần, lễ túc yết và xây chầu, lễ chánh tế và lễ hồi sắc. Lễ hội đã được UNESCO ghi danh vào tháng 12/2024, càng làm tăng lượng khách. Đoàn cần đặt allotment và chốt lịch trình sớm hơn thường lệ ít nhất 1 đến 2 tháng.
Lùi ngược từ ngày khởi hành
Đặt phòng và sảnh: trước 1 đến 2 tháng, mùa cao điểm nên sớm hơn. Chốt thực đơn và số bàn: trước 2 đến 3 tuần. Gửi rooming list, danh sách buồng và name list, cho khách sạn: khoảng hai tuần trước sự kiện, theo cẩm nang đặt đoàn quốc tế. Nếu đoàn có người cao tuổi, cần yêu cầu phòng tầng thấp, gần thang máy và có tay vịn trong phòng tắm. Các mốc này phải ghi vào lịch trình chung để không xung đột với giờ đi lễ và giờ ăn.
Chốt số lượng khách và ngưỡng dự phòng
Không có số khách và kiểu phòng thì mọi báo giá nhận về đều không so được với nhau. Chốt hai thứ này trước, kèm ngưỡng dao động cho phép. Với đoàn từ 10 người trở lên, thường được hiểu là booking đoàn. Trong hợp đồng, cần quy định rõ tỷ lệ attrition và điều khoản hủy. Advance deposit, tiền đặt cọc trước khi sử dụng dịch vụ, thường được yêu cầu, và mức cọc cũng nên đàm phán ngay từ đầu.
Xác nhận lịch trình chi tiết trước ngày khởi hành
Trước 2 đến 3 ngày, gửi rooming list cuối cùng và xác nhận giờ nhận phòng, giờ ăn, giờ đi lễ. Kiểm tra lại xem giờ lễ có trùng với giờ trả phòng hay không. Nếu đoàn đi lễ sáng sớm, cần bố trí bữa sáng sớm hoặc mang theo hộp. Với đoàn đông tuổi cao, thêm thời gian nghỉ giữa các điểm và bố trí xe có chỗ ngồi thoải mái. Các mốc này phải được ghi vào văn bản gửi cho khách sạn và nhà xe.
Bàn giao việc tiếp theo
Sau khi chốt allotment, lịch trình và rooming list, bàn giao cho bộ phận kế toán để xử lý deposit và hóa đơn. Với dịch vụ lưu trú thông thường, khách sạn áp dụng thuế giá trị gia tăng 8 phần trăm trong giai đoạn chính sách giảm thuế theo Nghị quyết 204/2025/QH15 còn hiệu lực, tức từ 1/7/2025 đến hết 31/12/2026. Cần kiểm tra lại mức thuế áp dụng tại thời điểm thanh toán. Đối với các điều khoản thực tế, liên hệ bộ phận trade để nhận thông tin chi tiết.
