Phân biệt giá net, giá ++ và giá +
Ký hiệu giá trên báo giá khách sạn quyết định trực tiếp số tiền thực tế phải trả. Giá Net (hay Nett) là mức giá cuối cùng khách phải trả, đã bao gồm phí dịch vụ và thuế VAT, không phát sinh khoản trả thêm (theo tài liệu nghiệp vụ khách sạn Việt Nam từ Hoteljob). Trong khi đó, giá ghi hai dấu cộng (++) là giá chưa gồm phí phục vụ và thuế VAT; theo các cẩm nang du lịch, quy đổi thông lệ là giá Net = giá ++ nhân 1,15 (phí phục vụ 5 phần trăm cộng VAT 10 phần trăm), còn giá một dấu cộng (+) chỉ cộng VAT: giá Net = giá + nhân 1,10. Tỉ lệ thuế thực tế phải theo mức VAT hiện hành ghi trên hợp đồng, nên xác nhận lại sát ngày đi vì thuế suất có thể thay đổi theo chính sách nhà nước.
Thuế VAT cho dịch vụ lưu trú hiện hành
Dịch vụ lưu trú khách sạn tại Việt Nam được áp thuế suất VAT 8 phần trăm (giảm từ 10 phần trăm) trong giai đoạn từ 1/7/2025 đến 31/12/2026 theo Nghị quyết 204/2025/QH15 và Nghị định 174/2025/NĐ-CP. Nếu đoàn sử dụng thêm dịch vụ kèm hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt như rượu bia, các khoản này phải tách thuế suất riêng. Khi so báo giá, cần đối chiếu mức VAT đã ghi trong hợp đồng với mức hiện hành, tránh trường hợp báo giá tính theo thuế cũ. Nên xác nhận lại sát ngày đi vì chính sách có thể điều chỉnh.
Allotment và ngày release: cơ chế giữ phòng
Allotment là việc thuê bao một số lượng phòng nhất định có thời hạn hiệu lực kèm điều kiện về số ngày trả lại phòng (cut-off days). Theo tài liệu đào tạo nghiệp vụ CET, với allotment hãng lữ hành được chủ động bán số phòng đã giữ mà không cần xin xác nhận từng booking, chỉ khẳng định lại với khách sạn sau khi đã bán cho khách. Ngày cut-off (release) trong hợp đồng allotment là mốc mà phòng chưa bán phải trả về khách sạn hoặc chịu phí phạt tùy điều khoản; ví dụ nghiệp vụ phổ biến đặt cut-off khoảng 7 ngày trước ngày khách lưu trú, mốc thực tế do từng hợp đồng quy định. Nếu không bán hết số phòng theo thỏa thuận, hãng phải bồi thường hoặc đàm phán theo điều khoản hợp đồng.
Rooming list: trường bắt buộc và thời điểm chốt
Rooming list là danh sách buồng ghi khách được xếp vào từng phòng của đoàn. Một rooming list chuẩn nên có các cột: họ tên khách, ngày nhận và trả phòng, loại phòng, ghi chú nhu cầu đặc biệt hoặc đến muộn, và mã tham chiếu đơn hàng của bên đặt. Thông lệ quốc tế là gửi rooming list chốt cho khách sạn khoảng 2 tuần trước ngày đoàn đến; đổi tên khách trong danh sách thường được chấp nhận đến khoảng 48 đến 72 giờ trước giờ nhận phòng, hạn cụ thể theo hợp đồng. Nếu đoàn có thay đổi vào phút chót, cần xác nhận trước với khách sạn để tránh mất phòng.
Điều khoản attrition và deposit: cam kết tài chính
Điều khoản attrition trong hợp đồng đoàn quốc tế thường yêu cầu lấp 80 đến 85 phần trăm số phòng đã block; nếu số phòng thực dùng thấp hơn ngưỡng cam kết, bên đặt chịu phí trên phần chênh theo giá đoàn. Nên xác nhận lại sát ngày đi vì tỉ lệ cụ thể do từng khách sạn quyết định. Về deposit, theo tài liệu quy trình đặt phòng khách đoàn của Yiwin, mức đặt cọc thông lệ dao động 10 đến 30 phần trăm tổng giá trị đặt phòng, và việc điều chỉnh chi tiết đoàn thường được chấp nhận đến 3 đến 7 ngày trước ngày đến tùy hợp đồng. Cả attrition và deposit đều phải ghi rõ trong hợp đồng, không chỉ dựa vào báo giá.
FOC và tỉ lệ phòng miễn phí cho đoàn
FOC (free of charge) là buồng miễn phí hoặc buồng khuyến mãi cấp kèm cho đoàn theo thỏa thuận, không tính tiền. Theo cẩm nang đặt đoàn quốc tế của Engine, tỉ lệ phòng miễn phí thông lệ khi đàm phán block đoàn là 1 phòng miễn phí trên mỗi 40 phòng đêm, và với block lớn có thể đàm phán lên 1 trên 35 hoặc 1 trên 30; tỉ lệ cụ thể do từng khách sạn quyết định trong hợp đồng. Nên xác nhận lại sát ngày đi vì tỉ lệ này có thể thay đổi theo mùa hoặc chính sách riêng. Khoản FOC thường được ghi rõ trong hợp đồng, không nên mặc nhiên coi là có.
Hóa đơn và chứng từ xuất cho doanh nghiệp
Hóa đơn khách sạn xuất cho doanh nghiệp hoặc đại lý phải có tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, mô tả dịch vụ (tiền phòng, dịch vụ kèm), ngày nhận trả phòng hoặc mã booking, thuế suất áp dụng, tiền trước thuế, tiền thuế và tổng thanh toán. Theo các cẩm nang du lịch, giá tham khảo thuế suất VAT 8 phần trăm cho dịch vụ lưu trú, nên xác nhận lại sát ngày đi vì chính sách có thể thay đổi. Thông tin xuất hóa đơn nên thu thập trước khi trả phòng để tránh sai sót phải điều chỉnh. Nếu đoàn có dịch vụ hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, cần yêu cầu khách sạn tách riêng trên hóa đơn.
