Phân bổ ngân sách theo hạng mục
Một buổi gala dinner thường có bốn nhóm chi phí chính. Theo các cẩm nang du lịch, hạng mục ẩm thực chiếm 40 đến 50 phần trăm tổng ngân sách, nên xác nhận lại sát ngày đi. Âm thanh và ánh sáng dao động 10 đến 15 phần trăm, tùy quy mô và diện tích không gian. Trang trí thường chỉ chiếm khoảng 10 phần trăm. Phần còn lại dành cho thuê không gian, nhân sự và dự phòng. Cụ thể: thuê hội trường khách sạn 5 sao cho 200 khách thường tốn 30 đến 50 triệu đồng, trong khi nhà hàng có sẵn phòng tiệc cho 200 khách có thể chỉ 15 đến 25 triệu đồng. Với phòng dưới 100 người, chi phí thuê không gian thường dao động 10 đến 20 triệu đồng; phòng trên 100 người khoảng 20 đến 50 triệu đồng. Chi phí nhân sự tham khảo: MC chuyên nghiệp 3 đến 5 triệu đồng một ngày, PG 1 đến 2 triệu đồng một người, kỹ thuật 5 đến 8 triệu đồng một ngày.
Lùi ngược từ ngày diễn ra
Phần luyện tập nghi thức được bố trí trước 1 ngày so với ngày diễn ra. Trước giờ bắt đầu ít nhất 1 tiếng, ban tổ chức cần chuẩn bị và kiểm tra các trang thiết bị gồm hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, banner và backdrop. Đây là khoảng thời gian dễ phát sinh lỗi kỹ thuật nhất nếu không có người phụ trách riêng cho từng thiết bị.
Dự phòng ngân sách cho phát sinh
Theo các cẩm nang du lịch, kế hoạch tổ chức sự kiện nên dự trù chi phí phát sinh khoảng 10 đến 20 phần trăm ngân sách, cho các khoản như thay đổi trang trí, thêm thiết bị âm thanh hoặc quà tặng bổ sung, nên xác nhận lại sát ngày đi. Khoản này hay bị cắt khi duyệt ngân sách nhưng thực tế gần như luôn phải dùng đến.
Chốt không gian và điều khoản hợp đồng
Thuê không gian cho gala dinner cần xác định quy mô khách mời trước, vì mỗi loại phòng có khung giá riêng. Theo các cẩm nang du lịch, chi phí thuê không gian cho gala dinner thường dao động 10 đến 20 triệu đồng với phòng dưới 100 người, và khoảng 20 đến 50 triệu đồng với phòng trên 100 người, nên xác nhận lại sát ngày đi. Trong hợp đồng đoàn, ngày cutoff, tỷ lệ attrition, điều khoản hủy và tỷ lệ phòng miễn phí đều là những điều khoản phải đàm phán cùng với giá, không phải mốc cố định. Advance deposit là tiền đặt cọc trước khi sử dụng dịch vụ, thường yêu cầu thanh toán trước 1 đến 2 tuần.
Xác định rõ người chịu trách nhiệm từng khoản
Mỗi hạng mục cần một đầu mối phụ trách: âm thanh ánh sáng giao kỹ thuật, ẩm thực giao bếp và bộ phận bàn, trang trí giao đơn vị thiết kế. Nếu tổ chức trong khuôn khổ chuyến du lịch MICE, loại hình du lịch kết hợp hội nghị, hội thảo, tổ chức sự kiện và khen thưởng, thì thời gian dành cho tập huấn, hội nghị, hội thảo thường chiếm nửa ngày đến một ngày, phần còn lại dành cho tham quan và team building. Điều này ảnh hưởng đến giờ giấc setup và dọn dẹp sảnh tiệc.
Kiểm tra thiết bị và chạy thử chương trình
Trước giờ khai tiệc ít nhất 1 tiếng, kiểm tra toàn bộ âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, banner và backdrop. Chạy thử toàn bộ kịch bản từ lúc đón khách, phát biểu, trao thưởng đến bế mạc. Nếu có biểu diễn nghệ thuật, cần bố trí thêm một buổi tổng duyệt trước 1 ngày. Lỗi thường gặp nhất là micro không đồng bộ hoặc slide trình chiếu sai thứ tự.
