Xác định quy mô đoàn và loại phòng trước khi hỏi giá
Phần lớn khách sạn tính là booking đoàn từ 9 phòng trở lên; theo tài liệu quy trình đặt phòng khách đoàn, đoàn thường được hiểu là nhóm từ 10 người trở lên. Chốt số phòng, hạng phòng và ngày lưu trú trước, kèm ngưỡng dao động cho phép, rồi mới gửi yêu cầu báo giá. Group rate, mức giá riêng cho đặt số lượng nhiều, chỉ có giá trị so sánh được khi tất cả đơn vị cùng nhận một bộ thông số đầu vào.
Đàm phán allotment, ngày release và attrition
Allotment là việc thuê bao một số lượng phòng nhất định có thời hạn hiệu lực; nhờ đó hãng lữ hành được chủ động bán số phòng đã giữ mà không cần hỏi lại khách sạn trong thời hạn đó. Ngày cut-off (release) là mốc số phòng chưa bán phải trả về. Theo các cẩm nang du lịch, ngày cutoff, tỷ lệ attrition, điều khoản hủy và tỷ lệ phòng miễn phí đều là những điều khoản phải đàm phán cùng với giá, không phải mốc cố định, nên xác nhận lại sát ngày ký hợp đồng. Điều khoản attrition trong hợp đồng đoàn quốc tế thường ràng buộc đoàn ở mức khoảng 80 phần trăm số phòng đã block, cũng theo các cẩm nang du lịch, cần xác nhận cụ thể với từng khách sạn.
Chốt cọc, thanh toán và thuế VAT
Advance deposit, tiền đặt cọc trước khi sử dụng dịch vụ, là khoản bắt buộc trong hầu hết hợp đồng đoàn. Tỷ lệ cọc và lịch thanh toán các đợt sau do hai bên thỏa thuận, thường gắn với mốc gửi rooming list. Với dịch vụ lưu trú thông thường, khách sạn áp dụng thuế giá trị gia tăng 8 phần trăm trong giai đoạn chính sách giảm thuế theo Nghị quyết 204/2025/QH15 còn hiệu lực, tức từ 1/7/2025 đến hết 31/12/2026, cần xác nhận chính sách thuế tại thời điểm phát hành hóa đơn.
Gửi rooming list và name list đúng hạn
Room list là danh sách buồng, name list là danh sách tên khách. Theo cẩm nang đặt đoàn quốc tế, bước chuyển rooming list, gửi cho khách sạn danh sách cuối cùng những khách đã đặt, thực hiện vào khoảng hai tuần trước sự kiện. Chậm rooming list có thể khiến khách sạn không kịp chuẩn bị phòng hoặc áp dụng phí phạt.
Tính mùa lễ hội và ảnh hưởng đến thời hạn giữ phòng
Lễ hội Vía Bà Chúa Xứ Núi Sam được tổ chức hằng năm từ ngày 22 đến ngày 27 tháng 4 âm lịch, thu hút hàng triệu lượt khách hành hương, tham quan, chiêm bái. Lễ Khai hội năm 2026 do UBND tỉnh An Giang tổ chức tối ngày 6/6 tại Khu Du lịch quốc gia Núi Sam. Vào mùa này, allotment thường bị thu hẹp, ngày release rút ngắn và tỷ lệ attrition có thể tăng; đàm phán sớm và chốt cọc trước ít nhất 1 đến 2 tháng là phương án an toàn.
Đối soát và bàn giao việc tiếp theo
Sau khi nhận rooming list cuối, đối chiếu số phòng thực tế với allotment đã ký, kiểm tra điều khoản attrition xem có phát sinh phí phạt hay không. Xác nhận bằng văn bản với khách sạn về số phòng check-in, loại phòng, và các dịch vụ kèm (ăn sáng, đưa đón). Bàn giao cho bộ phận điều hành hoặc hướng dẫn viên danh sách khách và các lưu ý đặc thù của khách sạn.
