Chốt thời điểm và địa điểm trước khi lập ngân sách
Theo nền tảng catering doanh nghiệp PITO, tiệc tất niên công ty nên tổ chức trước Tết Nguyên đán khoảng 2 đến 3 tuần, khung giờ phù hợp 18 đến 20 giờ và chương trình kéo dài khoảng 120 phút. Đây là giai đoạn nhiều đơn vị cùng tổ chức sự kiện cuối năm, nên doanh nghiệp cần đặt địa điểm trước ít nhất 1 đến 2 tháng, theo PITO; đoàn lớn nên xác nhận sớm hơn.
Nếu chọn Đà Lạt, mùa tất niên tháng 12 đến tháng 1 rơi trọn vào mùa khô (tháng 11 năm trước đến đầu tháng 4), nhiệt độ trung bình tháng 12 là 16,2°C và tháng 1 là 15,8°C, lượng mưa thấp (tháng 12 khoảng 36 mm, tháng 1 khoảng 11 mm), thuận lợi cho hoạt động ngoài trời ban ngày. Tuy nhiên, theo ghi nhận từ Tuổi Trẻ năm 2016, dịp cận Tết Nguyên đán khách sạn 3 sao trở lên ở Đà Lạt tăng giá 30 đến 50% so với ngày thường, còn nhà nghỉ tăng 100 đến 300%; mức tăng từng năm cần xác nhận lại. Dịp Tết dương lịch, theo các cẩm nang du lịch, giá phòng nghỉ trung bình ở Đà Lạt tăng 50 đến 70% so với ngày thường, cao điểm rơi vào hai đêm 30 và 31/12; nên xác nhận giá sát ngày.
Phân bổ ngân sách theo hạng mục
Ngân sách tiệc tất niên nên chừa khoản dự phòng 10 đến 15% tổng chi phí, bên cạnh các hạng mục địa điểm, ăn uống, trang trí, âm thanh ánh sáng, văn nghệ, in ấn, chụp ảnh quay phim, nhân sự và quà tặng, theo PITO. Chi phí ăn uống (F&B) thường chiếm 40 đến 50% tổng ngân sách một gala dinner doanh nghiệp, theo báo giá agency sự kiện Viet Power. Hệ thống âm thanh ánh sáng thường chiếm khoảng 10 đến 15% tổng ngân sách, còn sân khấu chiếm khoảng 10 đến 15% tổng chi phí tiệc tất niên, theo Sen Xanh Event.
Với nhóm dưới 100 khách, thuê địa điểm gala dinner khoảng 10 đến 20 triệu đồng; nhóm trên 100 khách khoảng 20 đến 50 triệu đồng, theo Viet Power. Gói tổ chức trọn gói tham khảo: gói cơ bản dưới 100 khách 30 đến 50 triệu đồng, gói tầm trung trên 100 khách 60 đến 100 triệu đồng, gói cao cấp từ 120 đến 200 triệu đồng trở lên; các mức giá này cần xác nhận báo giá sát ngày. Thuê MC gala dinner khoảng 3 đến 5 triệu đồng/chương trình, ca sĩ khoảng 5 đến 50 triệu đồng tùy mức độ nổi tiếng; nhân viên phục vụ khoảng 200.000 đến 500.000 đồng/người, theo Viet Power. Mâm tiệc tất niên tham khảo 2,6 đến 3 triệu đồng/mâm, MC 4 triệu đồng/người, gói âm thanh 8 triệu đồng, gói ánh sáng 8 triệu đồng, theo báo giá đơn vị sự kiện Sen Xanh; dàn dựng sân khấu 130.000 đồng/m², màn hình LED 650.000 đồng/m², theo Sen Xanh Event. Tất cả mức giá tham khảo cần được xác nhận lại sát ngày.
Di chuyển và lưu trú cho đoàn ngoại tỉnh
Nếu tổ chức tại Đà Lạt cho đoàn từ TP.HCM, đường bộ dài khoảng 319 km, xe khách ghế ngồi đi 6 đến 7 tiếng, xe giường nằm khoảng 6 tiếng, giá vé tham khảo 150.000 đến 750.000 đồng/vé tùy hạng xe, theo các cẩm nang du lịch; nên xác nhận giá vé sát ngày. Bay TP.HCM, Đà Lạt (sân bay Liên Khương) chỉ khoảng 50 phút, cộng thêm khoảng 30 phút xe từ Liên Khương về trung tâm Đà Lạt; giá vé tham khảo 499.000 đến 1.899.000 đồng/chiều tùy thời điểm, theo các cẩm nang du lịch; nên xác nhận giá vé sát ngày. Sân bay Liên Khương nằm cách trung tâm Đà Lạt khoảng 30 km về phía nam, theo các cẩm nang du lịch; nên xác nhận lại thông tin.
Điều kiện để chi phí tiệc tất niên được khấu trừ thuế
Chi phí tiệc tất niên được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN theo nhóm chi phúc lợi, với điều kiện tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp. Để khấu trừ thuế GTGT đầu vào cho chi phí tiệc tất niên, doanh nghiệp cần hóa đơn GTGT hợp pháp; hóa đơn từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên phải kèm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, theo các cẩm nang du lịch; nên xác nhận lại quy định hiện hành. Thuế GTGT đầu vào của khoản chi phúc lợi (gồm tiệc tất niên) chỉ được khấu trừ tương ứng với phần được tính vào chi phí được trừ, nên doanh nghiệp cần thỏa thuận rõ việc xuất hóa đơn GTGT đầy đủ khi ký hợp đồng với venue.
Lập shortlist venue và chốt hợp đồng
Sau khi có ngân sách và quy mô, dùng đúng thông số venue (sức chứa, layout, trang thiết bị) để lập shortlist sơ bộ. Các yếu tố cần kiểm tra: khả năng đáp ứng số khách, gói F&B, hệ thống âm thanh ánh sáng, sân khấu và màn hình LED. Với Đà Lạt, cần tính thêm chi phí di chuyển và lưu trú cho đoàn. Theo các cẩm nang du lịch, giá phòng nghỉ trung bình ở Đà Lạt dịp Tết dương lịch tăng 50 đến 70% so với ngày thường, và dịp cận Tết Nguyên đán khách sạn 3 sao trở lên tăng 30 đến 50%; nên xác nhận giá sát ngày. Khi ký hợp đồng, yêu cầu venue cam kết xuất hóa đơn GTGT đầy đủ để đảm bảo khấu trừ thuế. Bàn giao việc tiếp theo: chốt số bàn và ngưỡng dự phòng trước khi gửi yêu cầu báo giá chính thức.
