Đo đạc thông số nền và đối chiếu sức chứa thực tế
Việc đầu tiên là dùng thước laser đo chiều dài, chiều rộng và chiều cao trần của phòng chính, ghi cả vị trí cột và khoảng lùi của rèm hoặc tường kính vì đây là những điểm ăn vào diện tích sử dụng. Theo các cẩm nang tiêu chuẩn, phòng hội nghị được định nghĩa là không gian trên 100 ghế, phòng hội thảo từ 50 đến 100 ghế, phòng họp dưới 50 ghế, mỗi loại có yêu cầu trang thiết bị riêng, tuy nhiên cần xác nhận lại với đơn vị vận hành vì thực tế bố trí có thể khác. Đối với khách sạn hạng cao, tiêu chuẩn yêu cầu có đủ ba loại phòng này, kèm sảnh chờ, khu đăng ký và phòng vệ sinh nam nữ riêng. Khi đo, cần phác nhanh mặt bằng để kiểm tra xem layout dự kiến có vừa không: kiểu chữ U phù hợp hội thảo cần trao đổi hai chiều, kiểu lớp học cần lối đi giữa các hàng đủ rộng để không khuất tầm nhìn và phải bố trí đủ máy chiếu, màn hình, bảng viết. Với sự kiện trên 200 khách, kiểu nhà hát là lựa chọn phổ biến nhưng cần hỏi rõ khoảng cách từ hàng ghế cuối đến sân khấu để tính toán màn hình LED và loa bổ sung.
Kiểm tra điện, mạng và đường dây kỹ thuật
Khoản này hay bị bỏ sót nhất khi so báo giá vì chi phí kéo điện ba pha hoặc thuê máy phát dự phòng có thể bằng cả tiền thuê phòng. Cần xác định vị trí tủ điện chính, số ổ cắm và ampe từng ổ ở khu vực sân khấu, khu kỹ thuật và khu vực khách. Nếu dùng màn hình LED, hỏi rõ phòng đã có đường cấp riêng hay phải đi dây mới. Mạng internet cần đo tốc độ thực tế bằng điện thoại ở ba vị trí trong phòng, xác nhận xem có hỗ trợ VLAN riêng cho ban tổ chức không và kiểm tra điểm chết sóng ở các góc khuất. Với khách sạn từ ba tầng trở lên, tiêu chuẩn hạng cao yêu cầu có thang máy chở hàng riêng, đây là thông tin phải xác nhận vì ảnh hưởng trực tiếp đến lộ trình vận chuyển thiết bị. Trước giờ sự kiện ít nhất 1 tiếng, ban tổ chức cần kiểm tra toàn bộ hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, banner và backdrop; vì vậy khi khảo sát cần hỏi khung giờ được phép vào setup và chi phí ngoài giờ nếu có.
Đo lối vào cho thiết bị và hàng hóa
Cửa chính phòng hội nghị có thể rộng nhưng đường dẫn từ bãi đỗ xe vào đến phòng mới là điểm nghẽn. Cần đo chiều rộng và chiều cao mọi cửa trên lộ trình vận chuyển, từ cửa hậu cần, cửa thang máy đến cửa phòng, ghi chú cả góc quẹt để chắc chắn backdrop in one-piece hoặc mô hình trưng bày lọt qua được. Nếu địa điểm nằm trên đồi dốc, cần khảo sát mặt bằng bãi đỗ xe tải và khoảng cách bốc dỡ. Với các đoàn có người khuyết tật, tiêu chuẩn yêu cầu đường vào phải đảm bảo tiếp cận được, cần kiểm tra độ dốc và chiều rộng ramp ngay trong buổi khảo sát. Thang máy chở hàng, nếu có theo tiêu chuẩn hạng cao, cần ghi rõ tải trọng tối đa để tính toán số chuyến vận chuyển thiết bị.
Lập biên bản khảo sát đủ trường để chốt báo giá
Biên bản khảo sát không phải bản ghi nhớ cảm quan mà là phụ lục kỹ thuật để đối chiếu khi nhận báo giá. Các trường tối thiểu gồm: kích thước phòng thực tế, số lượng và vị trí ổ điện theo ampe, tốc độ mạng đo được, danh sách thiết bị sẵn có trong phòng (máy chiếu, màn hình, bảng viết, micro không dây), lộ trình vận chuyển kèm kích thước cửa, và các dịch vụ kèm theo như khu vực giải khát giữa giờ, phòng vệ sinh riêng, sảnh chờ và khu đăng ký. Với các dịch vụ bổ sung như y tế, tiêu chuẩn hạng cao yêu cầu có tủ thuốc và một số loại thuốc sơ cứu còn hạn sử dụng, cùng lễ tân và bảo vệ trực 24/24 giờ, tuy nhiên đây là thông tin tham khảo từ tiêu chuẩn ngành và cần xác nhận lại với khách sạn. MerPerle có thể hỗ trợ lập shortlist sơ bộ dựa trên các thông số phòng họp đã thu thập. Dự trù chi phí phát sinh khoảng 10 đến 20 phần trăm ngân sách cho những thay đổi phút chót như thêm thiết bị âm thanh hoặc điều chỉnh trang trí, con số này nên tham khảo thêm từ các đơn vị tổ chức sự kiện để sát với quy mô thực tế.
