Giá bàn tiệc và các khoản cộng thêm
Theo một review chi phí đám cưới tại Đà Lạt ghi nhận, giá mỗi bàn tiệc dao động 3-10 triệu đồng tùy nhà hàng và thực đơn; tiệc buffet khoảng 500.000-1.000.000 đồng/khách. Mức này thấp hơn so với mặt bằng chung của các nhà hàng tiệc cưới tại các thành phố lớn, nơi một bàn tiêu chuẩn thường dao động 5-15 triệu đồng. Tuy nhiên, báo giá ban đầu hầu như chưa bao gồm thuế và phí phục vụ. Theo tổng hợp giá tiệc cưới khách sạn 5 sao năm 2025, báo giá thường cộng thêm phí phục vụ khoảng 5-10% và VAT trên tổng chi phí. Ký hiệu "++" trong báo giá khách sạn có nghĩa là giá chưa gồm thuế và phí: dấu + thứ nhất là VAT 10%, dấu + thứ hai là phí phục vụ (service charge) 5%. Người đọc nên hỏi rõ báo giá đã gồm thuế phí hay chưa trước khi so sánh các gói tiệc.
Phí địa điểm và trang trí
Ngoài tiền bàn, chi phí địa điểm tổ chức là một khoản riêng. Cùng review Đà Lạt ước tính chi phí địa điểm tổ chức 15-40 triệu đồng, chênh theo ngày trong tuần so với cuối tuần; tiệc ngoài trời phát sinh thêm chi phí sân khấu, âm thanh, ánh sáng riêng. Phần trang trí (photo booth, sân khấu, backdrop, bàn gallery, âm thanh ánh sáng) được phân bổ khoảng 25-30 triệu đồng. Nếu chọn gói trang trí trọn gói chuyên nghiệp (backdrop, hoa bàn, phụ kiện, setup đến kết thúc tiệc), chi phí được báo khoảng 50-70 triệu đồng; đồ uống thường tính kèm gói tiệc nhưng bia rượu vượt định mức (ví dụ quá 1 két/bàn) bị tính thêm.
Các khoản phát sinh khi cưới xa nơi ở
Cưới ở xa phát sinh các dòng chi phí riêng ngoài menu: lưu trú cho khách mời (thường đàm phán giá group với khách sạn), di chuyển của đoàn hai họ, và trang trí đắt hơn do phải vận chuyển vật liệu hoặc thuê vendor địa phương. Theo các cẩm nang du lịch, với destination wedding tại Việt Nam, một đơn vị wedding decor khuyến nghị dự trù khoảng 300-500 USD cho mỗi khách mời, trong đó hạng lưu trú chi phối mạnh: phòng resort 5 sao có thể 6-8 triệu đồng/đêm so với khách sạn tầm trung 1,5-2 triệu đồng/đêm. Những con số này chỉ mang tính tham khảo, nên xác nhận lại sát ngày đi. Nếu tổ chức vào tháng 12 (cao điểm mùa cưới), nhiệt độ Đà Lạt dao động khoảng 12-23 độ C, tối có sương mù và mưa phùn nhẹ; khách dự tiệc buổi tối nên chuẩn bị áo khoác, khăn quàng giữ ấm.
Cấu trúc thanh toán và lưu ý hợp đồng
Theo các cẩm nang du lịch, cấu trúc chi phí tiệc cưới tại nhà hàng gồm 4 nhóm chính: thực đơn, nước uống, phí nhân viên phục vụ và các dịch vụ kèm/phát sinh (âm thanh ánh sáng, quay chụp, MC). Phí nhân viên phục vụ thường tính khoảng 100.000-200.000 đồng/bàn. Lịch thanh toán thông lệ chia 3 đợt: cọc lần 1 khoảng 10-20% khi ký hợp đồng giữ sảnh, cọc lần 2 khoảng 30-50% ở mốc 30-60 ngày trước tiệc, phần còn lại thanh toán 7-14 ngày trước hoặc ngay sau tiệc kèm chi phí phát sinh. Mức đặt cọc phổ biến 10-30% tổng giá trị hợp đồng, phân khúc sảnh càng cao mức cọc càng lớn. Về điều khoản hủy: hủy trước 6 tháng có thể được hoàn 80-100% cọc, hủy trước 1-3 tháng chỉ hoàn 20-40%, hủy dưới 30 ngày thường mất toàn bộ cọc; nên thương lượng điều khoản dời ngày miễn phí 1 lần trong 12 tháng. Cũng cần lưu ý thông lệ bàn dự bị: cứ 10 bàn chính thức được kèm 1 bàn dự bị; bàn chính thức tính tiền dù dùng hay không, còn bàn dự bị chỉ tính tiền khi thực sự được mở. Các mức giá trên là tham khảo, nên xác nhận lại sát ngày đi.
