Xác định ngân sách và tỷ trọng từng hạng mục
Với gala 200 khách, tổng ngân sách cần được phân bổ theo tỷ trọng rõ ràng trước khi hỏi giá. Theo các cẩm nang du lịch, hạng mục ẩm thực thường chiếm 40 đến 50 phần trăm tổng ngân sách, nên xác nhận lại sát ngày đi. Trang trí chỉ chiếm khoảng 10 phần trăm, trong khi âm thanh và ánh sáng dao động 10 đến 15 phần trăm, tùy quy mô và diện tích không gian. Phần còn lại dành cho thuê không gian, nhân sự, và dự phòng. Khoản dự phòng khoảng 10 đến 20 phần trăm ngân sách cho các thay đổi trang trí, thêm thiết bị âm thanh hoặc quà tặng bổ sung, theo các cẩm nang du lịch, nên xác nhận lại sát ngày đi. Biết tỷ trọng này giúp ban tổ chức không bị lệch ngân sách khi đàm phán với nhà cung cấp.
Kiểm tra năng lực sảnh và chi phí thuê không gian
Không phải sảnh nào cũng chịu được layout cho 200 khách với sân khấu, bàn tiệc và khu vực kỹ thuật. Thuê hội trường khách sạn 5 sao cho 200 khách thường tốn 30 đến 50 triệu đồng, trong khi nhà hàng có sẵn phòng tiệc cho 200 khách có thể chỉ 15 đến 25 triệu đồng, theo các cẩm nang du lịch, nên xác nhận lại sát ngày đi. Với phòng trên 100 người, chi phí thuê không gian thường dao động 20 đến 50 triệu đồng. Khi khảo sát sảnh, cần đo diện tích thực tế, kiểm tra trần treo thiết bị, tải điện, và lối vào cho thiết bị âm thanh ánh sáng. Nếu sảnh không đáp ứng, concept sản xuất phải điều chỉnh ngay từ vòng này.
Chốt âm thanh ánh sáng và kiểm tra thiết bị
Âm thanh ánh sáng chiếm 10 đến 15 phần trăm ngân sách, nhưng là hạng mục quyết định chất lượng chương trình. Với 200 khách, cần xác định số lượng loa, đèn, màn hình LED, và banner backdrop đủ tải cho diện tích sảnh. Trước giờ bắt đầu ít nhất 1 tiếng, ban tổ chức cần chuẩn bị và kiểm tra các trang thiết bị gồm hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, banner và backdrop. Theo các cẩm nang du lịch, chi phí âm thanh và ánh sáng dao động 10 đến 15 phần trăm tổng ngân sách, nên xác nhận lại sát ngày đi. Nếu concept sản xuất có nhiều hiệu ứng ánh sáng hoặc âm thanh phức tạp, cần yêu cầu nhà cung cấp chạy thử trước 1 ngày để tránh sự cố ngày diễn ra.
Luyện tập nghi thức và kiểm tra nhân sự
Trong kế hoạch tổ chức sự kiện, phần luyện tập nghi thức được bố trí trước 1 ngày so với ngày diễn ra. Với gala 200 khách, cần luyện tập toàn bộ kịch bản sân khấu, trao giải, và các nghi thức đặc biệt. Chi phí nhân sự sự kiện tham khảo: MC chuyên nghiệp 3 đến 5 triệu đồng một ngày, PG 1 đến 2 triệu đồng một người, kỹ thuật 5 đến 8 triệu đồng một ngày, theo các cẩm nang du lịch, nên xác nhận lại sát ngày đi. Kiểm tra danh sách nhân sự đã ký hợp đồng và lịch có mặt trước 1 ngày để đảm bảo không thiếu người.
Đàm phán điều khoản hợp đồng và dự phòng
Trong hợp đồng đoàn, ngày cutoff, tỷ lệ attrition, điều khoản hủy và tỷ lệ phòng miễn phí đều là những điều khoản phải đàm phán cùng với giá, không phải mốc cố định, theo các cẩm nang du lịch, nên xác nhận lại sát ngày đi. Với gala 200 khách, cần chốt rõ số bàn dự phòng, thời gian cutoff, và tiền đặt cọc trước khi sử dụng dịch vụ. Thuế giá trị gia tăng 8 phần trăm áp dụng cho dịch vụ lưu trú thông thường trong giai đoạn chính sách giảm thuế theo Nghị quyết 204/2025/QH15 còn hiệu lực, tức từ 1/7/2025 đến hết 31/12/2026. Nếu sử dụng dữ liệu sảnh từ MerPerle để lập shortlist sơ bộ, cần đối chiếu thông số thực tế trước khi chốt.
