Xác định ngưỡng đoàn và loại giá
Trước khi hỏi giá, cần biết booking của mình có được tính là đoàn hay không. Phần lớn khách sạn tính là booking đoàn từ 9 phòng trở lên. Theo tài liệu quy trình đặt phòng khách đoàn, đoàn thường được hiểu là nhóm từ 10 người trở lên. Khi đã xác định là đoàn, bạn sẽ được hưởng group rate, mức giá riêng dành cho đặt phòng số lượng nhiều, khác với giá bán lẻ từng phòng. Cần phân biệt: rack rate là mức giá công bố cao nhất, giá net là mức giá cuối cùng khách phải trả theo đúng các thành phần trong báo giá, còn group rate là giá đàm phán riêng. Lưu ý ký hiệu ++: giá ghi hai dấu cộng là chưa gồm phí phục vụ và thuế GTGT. Với dịch vụ lưu trú thông thường, khách sạn áp dụng thuế GTGT 8% trong giai đoạn chính sách giảm thuế theo Nghị quyết 204/2025/QH15 còn hiệu lực (từ 1/7/2025 đến hết 31/12/2026).
Đàm phán allotment và ngày release
Allotment là việc thuê bao một số lượng phòng nhất định có thời hạn hiệu lực. Với allotment, hãng lữ hành được chủ động bán số phòng đã giữ mà không cần hỏi lại khách sạn trong thời hạn hiệu lực. Ngày cut-off (hay release) là mốc mà số phòng chưa bán phải trả về khách sạn. Theo các cẩm nang du lịch, ngày cutoff, tỷ lệ attrition, điều khoản hủy và tỷ lệ phòng miễn phí đều là những điều khoản phải đàm phán cùng với giá, không phải mốc cố định, nên xác nhận lại sát ngày đi. Đàm phán release dài hơn giúp bạn có thêm thời gian bán phòng, đặc biệt quan trọng với các đoàn khó chốt sớm.
Tỷ lệ attrition và điều khoản hủy
Attrition là tỷ lệ phòng phải thanh toán dù không sử dụng hết. Theo các cẩm nang du lịch, điều khoản attrition trong hợp đồng đoàn quốc tế thường ràng buộc đoàn ở mức khoảng 80% số phòng đã block, nên xác nhận lại sát ngày đi. Điều khoản hủy cũng cần đàm phán rõ: hủy trước bao nhiêu ngày thì mất cọc, hủy sát ngày thì phạt bao nhiêu phần trăm. Advance deposit là tiền đặt cọc trước khi sử dụng dịch vụ, thường được yêu cầu khi ký hợp đồng. Nếu không đàm phán attrition và hủy ngay từ đầu, bạn có thể phải trả tiền cho phòng không bán được hoặc mất cọc vì khách hủy.
Thanh toán và phòng miễn phí
Lịch thanh toán thường gồm: đặt cọc khi ký hợp đồng, thanh toán đợt 2 trước ngày check-in, và thanh toán phần còn lại khi nhận phòng hoặc khi kết thúc lưu trú. Cần đàm phán rõ tỷ lệ phòng miễn phí (FOC) cho tour leader hoặc hướng dẫn viên, vì đây là khoản thường bị bỏ sót khi so báo giá. Nếu khách sạn có hội trường hoặc phòng tiệc, cần hỏi riêng giá thuê. Theo các cẩm nang du lịch, thuê hội trường khách sạn 5 sao cho 200 khách thường tốn 30 đến 50 triệu đồng, trong khi nhà hàng có sẵn phòng tiệc cho 200 khách có thể chỉ 15 đến 25 triệu đồng, nên xác nhận lại sát ngày đi.
Kiểm tra chéo và xác nhận hợp đồng
Sau khi đàm phán xong các điều khoản, so sánh báo giá từ ít nhất 2 đến 3 khách sạn trên cùng một ma trận: số phòng, loại phòng, allotment, release, attrition, hủy, thanh toán, FOC. Đừng chỉ nhìn giá net. Quy trình đặt phòng đoàn gồm các bước tiếp nhận yêu cầu về số khách, loại phòng và ngày lưu trú, tư vấn phòng và dịch vụ, rồi xác nhận bằng hợp đồng. Nếu cần hỗ trợ đọc chính sách, liên hệ bộ phận trade của MerPerle để nhận điều khoản thực tế. Sau khi ký hợp đồng, bàn giao rooming list và lịch thanh toán cho bộ phận điều hành.
