Ba nhóm chi phí chính trong một bảng báo giá
Một báo giá tiệc cưới khách sạn thường chia thành ba nhóm. Nhóm thứ nhất là chi phí ẩm thực, tính theo bàn hoặc theo suất. Theo các cẩm nang tổ chức sự kiện, hạng mục này chiếm khoảng 40 đến 50 phần trăm tổng ngân sách một buổi tiệc, nên cần xác nhận lại sát ngày đặt. Nhóm thứ hai là chi phí thuê không gian, gồm sảnh tiệc hoặc hội trường. Với quy mô 200 khách, thuê hội trường khách sạn 5 sao có thể tốn 30 đến 50 triệu đồng, trong khi nhà hàng có sẵn phòng tiệc chỉ ở mức 15 đến 25 triệu đồng, theo các cẩm nang du lịch, nên xác nhận lại sát ngày đi. Nhóm thứ ba là các chi phí bổ trợ như trang trí, âm thanh, ánh sáng và quà tặng. Hạng mục trang trí thường chỉ chiếm khoảng 10 phần trăm tổng ngân sách, cũng theo các cẩm nang tổ chức sự kiện, và con số này cần được xác nhận lại với từng nhà cung cấp.
Phí phục vụ và VAT: cộng theo thứ tự nào
Ký hiệu giá trên báo giá khách sạn quyết định cách tính tổng tiền. Mức giá ghi hai dấu cộng, trong ký hiệu nghiệp vụ khách sạn, là giá chưa gồm phí phục vụ và thuế giá trị gia tăng. Phí phục vụ thường được tính trước trên giá gốc, sau đó VAT mới được cộng lên tổng đã có phí phục vụ. Với dịch vụ lưu trú thông thường không thuộc nhóm loại trừ, khách sạn áp dụng thuế giá trị gia tăng 8 phần trăm trong giai đoạn chính sách giảm thuế theo Nghị quyết 204/2025/QH15 còn hiệu lực, tức từ 1/7/2025 đến hết 31/12/2026. Cặp đôi cần hỏi rõ khách sạn đang báo giá Net hay giá hai dấu cộng. Giá Net, theo tài liệu nghiệp vụ khách sạn, là mức giá cuối cùng khách phải trả theo đúng các thành phần được nêu trong báo giá. Một báo giá ghi 5 triệu đồng một bàn kiểu hai dấu cộng sẽ thành một con số cao hơn đáng kể sau khi gộp đủ hai khoản, trong khi cùng con số ấy ở dạng Net là con số chốt.
Những dòng ước tính và hạng mục dễ bị loại trừ
Không phải con số nào trong báo giá cũng là giá chốt. Các hạng mục như trang trí bổ sung, thiết bị âm thanh ngoài gói cơ bản hay quà tặng thường được đưa vào dưới dạng ước tính. Các cẩm nang tổ chức sự kiện khuyên dự trù chi phí phát sinh khoảng 10 đến 20 phần trăm ngân sách cho những khoản này, nên xác nhận lại sát ngày tổ chức. Một số khách sạn tách riêng chi phí bánh cưới, tiệc trà chiều đón khách hoặc phụ thu đồ uống có cồn ra khỏi giá bàn tiệc chính. Những dòng này thường nằm ở phần cuối báo giá, kèm ghi chú nhỏ. Cặp đôi cần đọc kỹ từng ghi chú và hỏi lại nếu một hạng mục quen thuộc không thấy xuất hiện trong bảng giá chính. Một mẫu thực đơn tiệc cưới nhà hàng cao cấp được niêm yết ở mức 5.380.000 đồng một bàn, theo các cẩm nang du lịch, nhưng con số này cần xác nhận lại sát ngày đặt vì giá có thể thay đổi theo mùa và chính sách từng khách sạn.
Đơn vị tính và mốc thay đổi theo mùa
Báo giá tiệc cưới có thể tính theo bàn, theo suất hoặc theo gói trọn sảnh. Với tiệc buffet, giá buổi sáng thường rẻ hơn từ 10 đến 20 phần trăm mỗi suất so với buổi tối, theo các cẩm nang du lịch, nên xác nhận lại sát ngày đi. Thời gian tổ chức cũng ảnh hưởng đến đơn giá. Tiệc buổi trưa thường diễn ra từ 11 giờ đến 13 giờ và phải kết thúc trước 14 giờ, còn tiệc buổi tối có thể kéo dài từ 17 giờ đến khoảng 22 giờ. Địa điểm tổ chức là yếu tố ảnh hưởng nhiều nhất tới giá thành mâm cỗ và chi phí đám cưới. Cùng một thực đơn, giá tại một khách sạn lớn giữa trung tâm sẽ khác với giá tại một nhà hàng sân vườn ngoại ô. Nếu đãi tiệc đúng mùa cưới, cô dâu chú rể nên chuẩn bị đặt chỗ ít nhất từ 6 tháng trước.
Những điều khoản cần hỏi lại trước khi đặt cọc
Trước khi chuyển khoản đặt cọc, cặp đôi cần làm rõ bốn điều. Một, xác nhận báo giá đang ở dạng Net hay hai dấu cộng và yêu cầu khách sạn tính sẵn tổng tiền sau thuế phí cho toàn bộ phương án. Hai, hỏi rõ chính sách với bàn dự phòng: số lượng tối thiểu phải chốt, thời hạn báo số bàn chính thức và mức phí nếu hủy bàn dư vào phút chót. Ba, kiểm tra các hạng mục ngoài gói tiệc chính như phụ thu đồ uống, chi phí phục vụ ngoài giờ và phí mang bánh cưới từ bên ngoài vào. Bốn, yêu cầu khách sạn ghi cụ thể trong hợp đồng mức giá nào được giữ cố định và mức giá nào có thể điều chỉnh theo thời điểm. Khoản đặt cọc trước khi sử dụng dịch vụ, trong thuật ngữ nghiệp vụ khách sạn gọi là advance deposit, cần được quy định rõ về điều kiện hoàn trả. Với những cặp đôi cần lập danh sách sơ bộ các sảnh tiệc phù hợp trước khi liên hệ, MerPerle có thể hỗ trợ rút gọn phương án dựa trên quy mô và khu vực mong muốn.
